Il-MICAS qed jiftaħ sejħa għal applikazzjonijiet għall-kariga ta’ Amministratur (Amministrazzjoni u r-Riżorsi Umani). Din il-kariga hija fuq bażi full-time u hija suġġett għal perjodu ta’ prova ta’ tnax-il (12) xahar.

Il-persuna li se timla din il-kariga tirrapporta lill-Maniġer Anzjan tal-Amministrazzjoni u r-Riżorsi Umani, u lill-Kap Eżekuttiv. Tkun meħtieġa li tgħin l-Operat tar-Riżorsi Umani, tipprovdi għajnuna eżekuttiva ta’ livell għoli lill-Kap Eżekuttiv u tgħin fl-amministrazzjoni tal-uffiċċju u dmirijiet amministrattivi oħrajn bi professjonaliżmu u diskrezzjoni.

Ir-Responsabbiltajiet Ewlenin

• Għajnuna lid-dipartiment tar-Riżorsi Umani fir-reklutaġġ, fosthom fil-kordinazzjoni ta’ intervisti, il-validazzjoni tar-referenzi, it-tħejjija ta’ kuntratti ta’ impjieg, id-dokumentazzjoni marbuta mal-onboarding, it-taħriġ u l-inizjattivi marbuta mar-Riżorsi Umani u l-ingaġġar tal-impjegati.
• Tweġibiet professjonali u kunfidenzjali għal mistoqsijiet interni u esterni marbuta mar-Riżorsi Umani.
• Żamma tar-rekords tal-impjegati u d-dokumentazzjoni marbuta mar-Riżorsi Umani, waqt li tiġi żgurata l-preċiżjoni u l-konformità mal-politiki u l-proċeduri tal-mużew.
• Provvediment ta’ amministrazzjoni sħiħa u għajnuna segretarjali lill-Kap Eżekuttiv.
• Ġestjoni tal-kalendarju tal-Kap Eżekuttiv, fosthom skedar ta’ laqgħat, appuntamenti, arranġamenti għall-ivvjaġġar, u impenji ta’ xogħol.
• Kordinazzjoni ta’ laqgħat permezz ta’ tħejjija ta’ aġendi, teħid ta’ minuti meta meħtieġ, u monitoraġġ ta’ azzjonijiet ta’ segwitu biex tiġi żgurata tlestija fil-ħin.
• Punt ta’ kuntatt bejn il-Kap Eżekuttiv u d-dipartimenti interni, il-klijenti, il-fornituri, il-partijiet ikkonċernati, u l-imsieħba esterni.
• Skrinjar, prijoritizzazzjoni, u amministrazzjoni tal-korrispondenza, emails, telefonati, u kwalunkwe tip ta’ komunikazzjoni oħra li tidħol, waqt li jiġu żgurati risposti xierqa u segwitu.
• Tħejjija, editjar, u distribuzzjoni tal-korrispondenza, ir-rapporti, il-preżentazzjonijiet, il-proposti u kwalunkwe dokumentazzjoni ta’ negozju.
• Żamma ta’ sistemi ta’ ffajljar elettroniċi u fiżiċi, waqt li tiġi żgurata l-kunfidenzjalità, il-preċiżjoni, u l-aċċessibbiltà għar-rekords.
• Organizzazzjoni u kordinazzjoni ta’ laqgħat għall-Kap Eżekuttiv.
• Arranġament ta’ loġistika tal-ivvjaġġar għall-Kap Eżekuttiv, fosthom it-titjiriet, l-akkomodazzjoni, it-trasport, u l-itinerarji.
• Monitoraġġ tal-provvisti għall-uffiċċju u għajnuna fiż-żamma tal-faċiltajiet tal-uffiċċju u ż-żoni komuni.
• Għajnuna fit-twettiq u l-monitoraġġ tal-politiki, il-proċeduri, u l-aqwa prattiċi amministrattivi.
• Dħul ta’ data, amministrazzjoni tar-rekords, assenjamenti ta’ riċerka, u kompiti oħra amministrattivi bi preċiżjoni.
• Ġestjoni ta’ informazzjoni kunfidenzjali u sensittiva b’diskrezzjoni u professjonaliżmu tal-ogħla livell.
• Twettiq ta’ proġetti speċjali u kwalunke dmir ieħor assenjat mill-Kap Eżekuttiv u l-Maniġer Anzjan tal-Amministrazzjoni u r-Riżorsi Umani marbut mal-kariga.

Il-Ħiliet u r-Rekwiżiti

• Kwalifikazzjoni ta’ edukazzjoni ġenerali tal-livell SEC bi gradi minn 1 sa 5.
• Ċertifikat standard tal-ECDL u minimu ta’ erba’ (4) snin esperjenza ta’ xogħol marbuta mar-Riżorsi Umani u/jew l-amministrazzjoni.
• Ħila ta’ komunikazzjoni ċara u effettiva mal-klijenti bil-Malti u l-Ingliż.
• Ħila ta’ kitba u komunikazzjoni verbali eċċellenti, fosthom fl-etikett marbuta mal-emails u t-telefonati.
• Approċċ iffokat fuq il-klijenti.
• Ħila ta’ ħidma taħt pressjoni u żamma mad-dati ta’ skadenza.
• Ħila ta’ ħidma f’tim u b’superviżjoni minima.
• Ħidma b’reqqa u organizzazzjoni qawwija.
• Proattività b’approċċ metodiku għax-xogħol.
• Profiċjenza fil-Microsoft Office.

Is-salarju għal din il-kariga ta’ Amministratur huwa ta’ €20,752 fis-sena. Dan huwa allinjat mal-Grad 8b fi ħdan il-Klassifikazzjoni tal-Organizzazzjonijiet Kulturali Pubbliċi u jinsab fi struttura li permezz tagħha s-salarju jiżdied b’€317 kull sena, sa massimu ta’ €22,654 (skont ir-rati tal-2025).

Il-persuna magħżula hija intitolata għal Entity Class Allowance ta’ €350 fis-sena li hija inkluża wkoll fil-pakkett finanzjarju.

Il-kwalifiċi u l-esperjenza mistqarra jridu jiġu sostnuti b’ċertifikati u/jew testimonjanzi, u kopji tagħhom għandhom jinhemżu mal-applikazzjoni. Għandhom jinhemżu wkoll Curriculum Vitae ddettaljata, ittra u fejn applikabbli Formola tas-Servizz u l-Liv (GP7). Dawn għandhom jintbagħtu lill-Maniġer tar-Riżorsi Umani permezz ta’ email indirizzata lil people@micas.art sa mhux aktar tard mit-13 ta’ Settembru f’nofsinhar (CET).

Iċ-ċertifikati oriġinali u/jew it-testimonjanzi għandhom jintwerew għal verifikazzjoni waqt l-intervista.

L-impjegati fis-servizz jew is-settur pubbliku għandhom jippreżentaw ir-rekords tal-liv imħallas/mhux imħallas u r-rekords tal-liv minħabba mard ta’ dawn l-aħħar erba’ (4) snin, u jinkludu kwalunkwe rekord ta’ azzjonijiet dixxiplinarji li setgħu ttieħdu kontrihom (nuqqas ta’ dawn ir-rekords ifisser li ebda azzjoni dixxiplinarja ma qatt ittieħdet kontra l-kandidati).

Kull applikazzjoni li tasal tiġi rrikonoxxuta bi rċevuta.

L-applikanti eliġibbli jissejħu għal intervista mill-Bord tal-Għażla biex jiġi vverifikat kemm huma addattati biex jaqdu dawn id-dmirijiet imsemmija